Århus Kommune valgte Pentia blandt i alt 13 kandidater, som lagde billet ind på opgaven gennem en EU-udbudsforretning. Som samarbejdspartner i forhold til det grafiske, benyttede Pentia Matter Design Studio, og til brugertest brugervenlighedseksperterne Snitker & Co.
Århus Kommune havde i forvejen indgået samarbejdsaftale med firmaet Sensus, der er eksperter i netsteders tekniske tilgængelighed.
Projektet er blevet kørt efter projektmetoden PRINCE2TM. En projektmetode, som Århus kommune også benytter internt.
Analysefasen
Projektet blev indledt med en analysefase, der havde til formål at definere det totale projektscope.
Fasen indeholdt en række opgaver. Fra indledende workshops hvor selve indholdet af projektet blev defineret over brugertest, der sikrede at den kommende løsning rent faktisk var den løsning kommunens brugere efterspurgte til definition af funktionalitet og ikke mindst design. Den røde tråd i denne fase var (som i resten af projektet) kontinuerlig og uddybende kommunikation, der sikrede en fælles forståelse af projektet blandt alle deltagere samt en detaljeret forventningsafstemning. Slutproduktet fra denne fase var et sæt godkendte godkendelseskriterier for løsningen.
Teknisk implementering
Den ”udførende fase”. I denne blev selve løsningen udviklet på baggrund af de vedtagne retningslinjer. I praksis var der tidsmæssigt overlap mellem denne fase og testfasen idet Pentia og Århus kommune løbende uddannede brugere, testede og implementerede det nye indhold på løsningen. Fasen indeholdt al udvikling og blev i sagens natur nedbrudt så den afspejlede den produktnedbrydning som projektet blev indledt med. I selve udviklingen var der fokus på at udvikle indholdsskabeloner først. Dette gav Århus kommune mulighed for hurtigt at komme i gang med at lægge indhold på den nye løsning.
Test og stabilisering
Der blev i denne fase testet mod de vedtagne godkendelseskriterier for datamigrering, tilgængelighed, brugervenlighed, stress- og performancetest, funktionalitet og browserkompatibilitet. Fasen afsluttes med en stabiliseringsperiode, der ligger placeret umiddelbart efter godkendelsen (der er kommet den 18. december 2009 – 1 måned før tidsplanen) og lanceringen af sitet 1. marts 2010.
Pentia har udover selve den tekniske implementering af web-løsningen også haft ansvar for:
- Research og koncept – Afklaringfase der indholdt fastlæggelse af wireframes, funktionalitet og i sidste ende det færdige design.
- Datamigrering af den gamle hjemmesides godt 25.000 sider, samt ”rensning” af indhold for HTML-kode.
- Facilitering af workshops som led i udarbejdelsen af informationsarkitekturen for sitets mere end 15.000 sider.
- Konsulentbistand til Fujitsu Siemens i opsætning af driftmiljøet til den kommende løsning.
- Bistand til Århus kommune vedr. opbygning af den interne weborganisation.
- Bistand til Århus kommune vedr. opbygning af taksonomi til emneordsopmærkning af løsningens sider.
- Udarbejdelse af webbaseret brugerdokumentation. Denne dokumentation er fuldt ud integreret i løsningen.
- Undervisning af løsningens webredaktører.
- Sikring af at det nye site fuldt ud lever op til tilgængelighedskrav anført i WCAG 2.0. - Sensus har gennemtestet løsningen og verificeret at den lever op til kravene.
Udsnit af funktionaliteter
- Mulitsitefunktionalitet (tilknytning af farvetemaer/skins til dele af sitet eller deciderede subsites med selvstændig URL).
- Nyhedsbrevsmail og adviseringsmail.
- Fuldt integreret brug af Googlekort i indholdssider.
- Søgning varetages ved hjælp af integration mellem Sitecore og Google Enterprise Search Appliance.
- Avanceret sidespot-funktionalitet med mulighed for at genbruge indholdsspot på tværs af platform i.
- Visning af Videoer på portalen – Videointegration med 23Video.
- Avanceret Emneregister/A-Å-indeks.
- Tip en ven.
- RSS-feeds.
Succes på vigtige områder
- Det store fokus på at blive enige om godkendelseskriterier for løsningen har gjort at der stort set ikke har været behov for rettelser eller ændringer undervejs i projektet.
- Løsningen bliver leveret til tid, budget og med den aftalte kvalitet.
- Løsningen har allerede vist, at den er generisk nok opbygget til at opfange nye behov. Undervejs i forløbet har vi således uden de store sværdslag kunne indkooperere nye funktioner til et subsite til Århus Kommunes Feriefond.
- 2 måneder efter lanceringen fik sitet topkarakter i IT- og telestyrelsens landsdækkende kortlægning af webtilgængelighed. Den ære overgik blot fire ud af 94 kommuner.